在商標維權與管理工作中，部分企業(yè)由于不重視商標檔案管理，出現了一系列問題。有的企業(yè)不注意保管與商標有關的各類證書文件，想申報綠色食品等相關認證時，因找不到商標注冊證，無法辦理申報手續(xù)。還有部分企業(yè)不注意保管商標使用的證明材料，不重視收集保管企業(yè)產品的包裝、裝潢設計圖樣，印刷、使用等相關資料，不重視收集保存與企業(yè)有關的廣告、宣傳報道，想維權時才發(fā)現證據不足。
企業(yè)應指定專人專職或兼職管理商標檔案，分門別類收集整理商標檔案文件，重點保管好以下檔案。
1、商標證件檔案
收集商標注冊證、核準續(xù)展注冊證明等文件。商標注冊事項涉及變更的，既要收集變更商標注冊證明，又要收集相關變更的法律文書。商標是受讓取得的，要保存轉讓證明。如果有必要，可向商標局申請重發(fā)商標注冊證明。對上述證件，應按照時間順序、商標核定使用類別建立臺賬；相關證件出借時要及時登記，并及時歸檔，防止丟失。
2、商標使用檔案
收集企業(yè)使用商標的產品包裝、裝潢設計稿，設計費用支付憑證；收集與印刷企業(yè)簽訂的包裝、裝潢印刷合同、支付票據復印件；收集產品使用包裝、裝潢樣張及實物照片。如果企業(yè)開辟新市場，要注意保存第一次銷售的證明。企業(yè)銷售票據上的貨物名稱等項目應盡可能標明商標名稱，有必要時可復制銷售票據。對企業(yè)參加的會展活動，應采用拍照、攝像等方式保存相關資料。如果許可他人使用注冊商標，要簽訂書面合同，及時將合同副本報送商標局備案，并收集歸檔。
3、商標廣告檔案
出現企業(yè)商標的報紙、電視、戶外廣告，要及時收集歸檔。發(fā)布廣告的合同、刊登廣告的報紙原件、影像資料及戶外廣告照片，要按時間順序整理歸檔，還要注意復制相關廣告費用支付的票據。
4、商標宣傳檔案
報紙、電視臺等相關媒體對企業(yè)進行的宣傳報道，應按照時間順序整理成冊，影像資料應刻錄為光盤保存。
5、商標榮譽檔案
企業(yè)要收集自己獲得的榮譽證書或表彰文件，牌匾可拍成照片歸檔。
6、商標保護檔案
商標在申請注冊過程中，如果經歷異議或爭議程序，要收集歸檔相關異議、爭議的裁定書。企業(yè)開展打假維權工作時，要注意保存各級司法機關、行政執(zhí)法機關對企業(yè)商標等知識產權予以保護的法律文書原件。
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